Joskus on niin kiire soutaa, ettei kerkeä vetäistä perämoottorista

Niin kuin aikaisemmassa kirjoituksessa avattiin, niin tiedetään, että yrittäjän kalleinta omaisuus on aika. Tämä me huomataan ainakin aina kun koitamme löytää aikaa oman tekemisen kehittämiseen. Esimerkiksi nykyiset sivumme on toteutettu melkein kokonaan viikonlopun mökkireissulla, jotta pääsimme rauhassa keskittymään vaan niihin. Lisää omasta verkkosivuprojektista tulossa myöhemmin.

Tuttua varmasti kaikille yrittäjille on se, että varsinkin ne ei tärkeimmät työtehtävät purjehtivat to do-listalla aluksi viikkoja ja myöhemmin kuukausia tai jopa vuosia. Nämä ”ei tärkeimmät” -tehtävät monesti vaan tuppaavat olemaan melkein aina oman liiketoiminnan kehittämistä.

Asiakasprojekteja on hieman vaikea venyttää ja raskaan viikon jälkeen ihan ymmärrettävästi haluttaa lähteä perheen tai kavereiden kanssa viikonlopun viettoon, kun jäädä yksin kyhnäämään oman firman hommia.

Pidämme kuitenkin verkkosivustoja todella potentiaalisena myyntikanavana käytännössä kaikille yrityksille, mutta tiedostetaan että niiden uudistus harvoin on tehtävälistan kärjessä. Siksi ollaankin kehitetty oma prosessi lähtökohtana juurikin toimintatapa joka veisi aina mahdollisimman vähän asiakkaan aikaa.

Ajateltiin hieman avata omaa toimintatapaamme myös omissa projekteissa ja tässä muutamia pointteja siitä mitä me pidetään mielessä kun kehitämme omaa toimintaa. Mikäli jaksat lukea, avattiin myös mitä työkaluja me itse ollaan otettu käyttöön ajankäytön tehostamiseksi.

Me pyritään pitämään seuraavista asioista kiinni kun lähdetään kehittämään omaa tekemistä.

1. Uudista osissa ja julkaise mahdollisimman nopeasti.

Varsinkin omien sivujen uudistamisen osalta huomattiin heti projektin alussa, että ideoita räiskähtelee melkoisella vauhdilla. Haluttiin chattiä, uutta blogisisältöä, videoita, infografiikkaa yms. Näistä sitten karsittiin tärkeimmät alkuun ja päätettiin, että lisätään loput julkaisun jälkeen.

Varsinkin meidän tapauksessa vanhojen sivujen sisältö ei vastannu aivan täysin nykyistä toimintaa, vaan tärkeintä oli saada edes ensimmäinen versio julkaistua mahdollisimman aikaisin.

Näin projektista tuli siedettävän kokoinen, joten sitä on paljon mielenkiintoisempi lähteä toteuttamaan, koska maaliviivakin on oikeasti tavoitettavissa alusta alkaen.

Meillä on myös omien juttujen osalta ollut perinteenä vetää homma verkkoon mahdollisimman nopeasti. Tuleepa katsottua virheet ja muutokset vauhdilla, kun tietää, että nämä on tälläkin hetkellä kaikkien luettavissa. Asiakasprojektit kyllä julkaistaan vasta kun asiakas on antanut luvan.

Tämän kirjoituksen ensimmäinen versio kirjoitettiin 30 minuutissa ja se julkaistiin samantien. Kirjoittamiseen meni noin 30 minuuttia ja sen pituus oli silloin 950 sanaa.

2. Laita se nyt sinne kalenteriin

Tällä on kaksi konkreettista hyötyä. Toinen on se, että laittamalla sen kalenteriin voit unohtaa asian kokonaaan, koska tiedät, että se tulee kuitenkin kalenterissa vastaan myöhemmin.

Asian kirjoittaminen kalenteriin ylös on myös ensimmäinen askel projektissa.

3. Osta lisää aikaa

Kolmen miehen firmassa tekeminen jakautuu melko sekavasti, mutta mekin pyritään käyttämään mahdollisimman paljon tekemistä tehostavia työkaluja ja ulkoistamaan ei meille kuuluvat hommat suoraan ammattilaisille.

Esimerkiksi valokuvauksen osalta mietittiin aluksi, että osattaisiinhan mekin kuvia käydä räpsimässä, mutta sitten taasen huomattiin, että ehkei kannata ihan jokaista asiaa alkaa itse opettelemaan.

4. Kehitys kehittyy

Tätä kirjoittaessa meillä on projektina kuvata videoita. Tässä kohtaa on molempien pakko nyörtyä ja myöntää, ettei ollakaan ihan kaikessa maailman huippuja. Näinä hetkinä on siis pakko lähteä sillä idealla, että nyt ykköstavoitteena on vain aloittaa ja julkaista.

Kehitys kehittyy ja toivotaan, että ekat videot saadaan julkaistua nopeasti ja päästään sitäkin puolta kehittämään joskus myös jopa asiakkaille.

Mitä työkaluja me käytetään

Projekteissamme monesti tarjoamme asiakkaalle ratkaisuja tehokkuuden parantamiseen erilaisilla työkaluilla. Ajateltiin että olisi aiheellista hieman avata mitä työkaluja me itse toiminnassamme käytämme ja miksi.

Monesti törmätään asiakkaiden kohdalla ajattelutapaan että esimerkiksi 10 hengen yritystä pidetään niin pienenä, ettei toiminta kaipaa avukseen mitään työkaluja esimerkiksi myynnissä vaan niitä pidetään vain isompien organisaatioiden valvontatyökaluja. Kuitenkin meidänkin 3 hengen organisaatiossa ei tehokkuus olisi lähelläkään nykyistä tasoa ilman sitä työkalupakkia joka meillä on käytössämme.

Käsittelen tässä nyt vain niitä työkaluja joita käytetään projektinhallintaan, ajankäytön tehostamiseen ja liiketoiminnan kehitykseen. Tämän lisäksi tuotannossa on tottakai käytössä kuvanmuokkaus, analytiikka, videoeditointi jne ohjelmistoja, mutta Ville voi joskus kirjoittaa niistä erikseen.

Työkaluista tärkein on meillä CRM – järjestelmä. Se toimii meillä varsinkin myynnin puolella kalenterina, tehtävälistana ja sen avulla saadaan tarkasteltua dataa meidän myynti sekä tuotantoprosessista tarkasti jota sitten käytetään lähtökohtana oman tuotteen ja toiminnan kehitykseen. Aivan ensimmäisenä päivänä meillä ei ollut varsinaista CRM -järjestelmää vaan samat asiat oli jaoteltu Excel- tiedostoon. Tämän käyttö kävi kuitenkin liian raskaaksi jo hyvin nopeasti ja ensimmäisen viikon aikana siirryimme käyttämään Capsule – crm järjestelmää. Capsule on hyvin kevyt ja ilmainen järjestelmä joka palvelee ihan hyvin, niin kauan kun kontaktimäärät eivät ole kovin suuria ja tallennettava tieto on hyvin yksinkertaista. Capsule palvelikin meidän käytössämme ihan riittävästi ja sen kanssa varmasti pärjättäisiin jollain tavalla vieläkin. Vuoden vaihteen jälkeen haluttiin kuitenkin tehdä siirto jo tulevaisuutta silmällä pitäen Hubspot -CRM:n. Hubspot on taas jo paljon enemmän kuin CRM- järjestelmä. Se toimii samalla markkinoinnin- automaatiojärjestelmänä ja myynnin puolellekkin tarjolla on todella laaja työkalupakki käytössä. Kaikkia Hubspotin mahdollisuuksia ei ole meilläkään vielä hyödynnetty mutta halusimme siirtää datan sinne, ennen kuin siirrettäviä kontakteja ja tapahtumia kertyy liiaksi.

CRM – järjestelmästä saamme dataa myyntiprosessista ja seuraan aika tarkoin mitkä ovat esimerkiksi sellaisia kohtia prosessissa joista muodostuu pullonkauloja. Näihin voidaan sitten kehittää ratkaisuja muuttamalla toimintatapoja tai käyttämällä järkevämpiä työkaluja muihin työvaiheisiin.

Aika pian huomattiin että prospektointi oli se työvaihe johon paloi ihan liikaa aikaa suhteessa sen tuomaan hyötyyn. Tähän kartoitettiin erilaisia ratkaisuja työkalujen, ulkoistettujen palveluiden ja rekrytoinnin osalta. Päädyimme hyvin pian Suomalaiseen Vainu -Järjestelmään.

Vainun avulla saamme hyvin nopeasti kartoitettua juuri sellaisia potentiaalisia asiakkaita joille meidän ratkaisumme tuottavat parhaiten hyötyä. Pystymme siis kartoittamaan suomalaisia yrityksiä esimerkiksi koon (liikevaihto,henkilöstömäärä jne) ja verkkosivuilla käytetyn teknologian kuten julkaisujärjestelmän mukaan. Näin pystymme kontaktoimaan vain yrityksiä joiden sivustot ovat kovasti päivityksen tarpeessa.

CRM- järjestelmän ja Vainun lisäksi meillä on käytössämme Trello- projektinhallinnassa taas varsinaisen tuotannon osalta. Siellä nähdään suoraan missä vaiheessa projekti on ja odotammeko juuri nyt esimerkiksi tuotannon tekevän seuraavan vaiheen valmiiksi vai odotammeko asiakkaalta hyväksyntää seuraavasta versiosta. Näin projektit sujuvat jouhevasti ja tässä olemmekin onnistuneet erityisen hyvin – asiakkaat eivät ole ikinä joutuneet kontaktoimaan meitä odottaessaan seuraavaa vaihetta, vaan olemme aina olleet “edellä” projekteissa.

Näiden lisäksi meillä on vielä yksinkertaisemmat listaukset olemassa viikkosuunnitelman ja julkaisu kalenterin muodossa. Nämä toimivat pohjana kaikelle muulle toiminnalle ja muiden työkalujen käytölle. Niissä on suunniteltu tärkeimmät tavoitteet ja tehtävät joiden mukaan sekä myynti että tuotanto tietää mitä seuraavalla viikolla tulee tapahtua.

Olen käyttänyt työpaikoilla aika monia erilaisia järjestelmiä ja työkaluja CRM:n projektinhallinnan ja tehtävälistojen osalta. Monesti näiden käyttö on ollut tehotonta ja sekavaa, voin kuitenkin todeta että meillä toiminta on näiden avulla viritetty todella tehokkaalle tasolle ja kehitys kehittyy. Mikäli olette etsimässä ratkaisuja esimerkiksi myynnin & markkinoinnin kehitykseen ja hallintaan, ottakaa yhteyttä niin jutellaan miten itse toteuttaisimme ratkaisun.